Les événements continuent de s’annuler les uns après les autres à cause de la pandémie du Covid-19. Les organisateurs qui n’hésitent pas à le maintenir se tournent vers le digital pour respecter le confinement. La réalisation d’un événement digital est bien différente d’un événement physique. Après avoir pris le temps de comprendre comment fonctionne le live sur les réseaux sociaux, les entreprises doivent garder en tête les bonnes pratiques pour garantir la réussite de leurs événements.
Transmettre un message
Presque tous les événements peuvent être adaptés au format digital bien que certains sujets soient plus difficile à aborder. La transposition passe d’abord par l’adaptation du contenu c’est-à-dire du message.
Les participants ont plus de chance de participer si le sujet les intéressent. Les organisateurs doivent donc se demander si le sujet est toujours d’actualité et s’il peut être facilement digitalisé.
Le nombre de Live ayant explosé, il est important d’opter pour un message fort et de réfléchir à la manière dont il sera retenu. Il est conseillé de travailler sur un fil conducteur pour insuffler un rythme à l’événement. Le digital implique effectivement plus de dynamisme que les événements physiques car l’audience peut plus facilement être déconcentrée.
Penser au format
Le dispositif scénique n’est pas transposable, il est donc important de reconditionner le format également. Un live se rapproche d’une émission de radio : les tables rondes avec de nombreux participants sont alors à éviter pour fluidifier la prise de parole. Limiter les intervenants permet effectivement de respecter au maximum le fil conducteur et de partager avec plus de clarté le message.
La durée de parole doit aussi être repensée. L’événement digital ne peut pas durer toute une journée comme aurait pu l’être un salon. L’organisateur doit donc recomposer le déroulé de l’événement pour que la prise de parole soit adaptée au message. Il est alors parfois nécessaire d’annuler certains intervenants et de repenser le fil conducteur pour l’adapter à la durée de la prise de parole.
Prévoir des interactions
L’audience d’un événement digital peut se déconnecter très rapidement. L’organisateur doit donc prévoir de l’impliquer tout au long de l’événement. Le Live doit laisser une place importante aux échanges entre les intervenants et les participants. Ils sont l’occasion de répondre aux questions ce qui peut clarifier le message par moment. L’interaction peut aussi passer par les réseaux sociaux et notamment l’utilisation des hashtags sur Twitter qui fait remonter les discussions autour de l’événement.
La présence d’un animateur est idéale pour lier les interactions et les prises de paroles. Son expérience lui permet d’insuffler de l’énergie et de gérer le dynamisme de l’événement. Il s’assure également que l’événement ne dure pas trop longtemps.
Il est conseillé de ne pas prévoir trop d’animations non plus afin d’éviter de perdre l’attention des participants.
Les aspects techniques du digital
Si tout est bien préparé avant le besoin de digitalisation, la transposition peut être rapide. Le travail essentiel repose alors sur les points ci-dessus. La préparation doit répondre aux objectifs de l’événement ; il faut alors réfléchir aux moyens à mettre en place pour les atteindre.
L’organisateur doit également choisir la plateforme adéquate pour répondre aux objectifs que ce soit quant au nombre de participants qu’aux types d’interactions possible. Il est également possible de multiplier les canaux en diffusant l’enregistrement de la vidéo sur plusieurs réseaux. Ces derniers doivent aussi être utilisés pour communiquer en amont, pendant et après l’événement. La communication mise en place n’est pas la même que celle d’un événement physique ; elle ne doit néanmoins pas être négligée.
Le plus de la créativité
Les événements s’enchaînent et se ressemblent à cause du confinement. L’organisateur a intérêt à réfléchir à un axe différenciant qui lui permet de se démarquer.
L’événement peut être personnalisé au maximum jusqu’à inclure des avatars à l’effigie des intervenants et recréer des salles virtuelles aux couleurs de l’entreprise.
Le format peut aussi être réfléchi pour varier de l’interview classique. L’organisateur ne doit pas hésiter à prendre le temps de réfléchir à adopter de nouveaux formats qui leur permet de se démarquer.
Les entreprises qui choisissent de digitaliser leurs événements doivent garder en tête que le contenu, le format et l’audience sont les points clés pour qu’un événement soit réussi. Physique ou virtuel, le message doit être clairement identifiable et les interactions doivent être au rendez-vous.
